VV Lekkerkerk hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VV Lekkerkerk houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
- Er wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten indien er persoonsgegevens verwerkt wordt door een externe partij.
Als VV Lekkerkerk zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van leden
Persoonsgegevens van leden worden door VV Lekkerkerk verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Inschrijving als lid bij VV Lekkerkerk en de KNVB
- Administratieve doeleinden, waaronder maar niet beperkt tot teamindeling; indeling voor verplichte werkzaamheden etc.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De inschrijving als (eventueel niet-spelend) lid
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VV Lekkerkerk de persoonsgegevens van u vragen zoals die zijn opgenomen in de beheersmatrix, die een bijlage is bij deze Privacy Policy.
VV Lekkerkerk maakt geen gebruik van speler- respectievelijk talentvolgsystemen. Ook worden er geen medische gegevens vastgelegd. Indien VV Lekkerkerk besluit dergelijke informatiesystemen te gaan gebruiken, zal dit in overeenstemming met de uitgangspunten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn.
Uw persoonsgegevens worden door VV Lekkerkerk opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Door middel van inschrijving geven leden toestemming tot het plaatsen van foto’s, video’s, tekst en vergelijkbare uitingen die een impressie geven van de verenigingsactiviteiten in de breedste zin des woords. Op de website wordt informatie gegeven hoe gebruik kan worden gemaakt van uw rechten, waaronder het recht van verwijdering.
Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers of sponsors
Persoonsgegevens van leveranciers of sponsors worden door VV Lekkerkerk verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden
- Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen
- Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De overeengekomen opdracht of overeenkomst
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VV Lekkerkerk de persoonsgegevens van u vragen zoals die zijn opgenomen in de beheersmatrix, die een bijlage is bij deze Privacy Policy.
Uw persoonsgegevens worden door VV Lekkerkerk opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Door middel van het afsluiten van een sponsorcontract geeft de sponsor toestemming tot het gebruik van het logo, bedrijfsnaam en andere gebruikelijke uitingen.
Verwerking van persoonsgegevens van weekbriefabonnees
Persoonsgegevens van weekbriefabonnees worden door VV Lekkerkerk verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De inschrijving als weekbriefontvanger (via post, mail of telefoon)
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VV Lekkerkerk de persoonsgegevens van u vragen zoals die zijn opgenomen in de beheersmatrix, die een bijlage is bij deze Privacy Policy.
Uw persoonsgegevens worden door VV Lekkerkerk opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat men aangemeld is.
De betreffende persoon kan zich afmelden m.b.v. de werkwijze zoals op de website opgenomen. De persoon zal dan verwijderd worden uit de (mailing)lijst.
Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers
Persoonsgegevens van Medewerkers worden door VV Lekkerkerk verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VV Lekkerkerk de persoonsgegevens van u vragen zoals die zijn opgenomen in de beheersmatrix, die een bijlage is bij deze Privacy Policy.
Uw persoonsgegevens worden door VV Lekkerkerk opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma
- Het verzorgen van de (financiële) administratie.
- Het verzorgen van een Content managementsysteem t.b.v. de website (Voetbal Assist)
- Het verzorgen van een ledenadministratie (Sportlink)
*Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor derde partijen waarmee wij een verwerkersovereenkomst afgesloten hebben.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Een specifieke uitzondering hierbij is dat VV Lekkerkerk gebruik maakt van Sportlink. De diensten en daarmee de Persoonsgegevens worden feitelijk door Sportlink gehost bij zusterbedrijf Rackspace Limited, een bedrijf geregistreerd in de UK, gevestigd op 5 Millington Road, Hyde Park Hayes, Middlesex UB3 4AZ (company number 03897010). In noodgevallen (bijvoorbeeld als er spoed- of onderhoudsdiensten in de nachtelijke uren moeten worden uitgevoerd) maakt Rackspace gebruik van medewerkers bij Rackspace US, Inc. Rackspace heeft zich geconformeerd aan Privacyshield, zodat, waar dit al gebeurd, uitwisseling van gegevens met de US conform de Europese privacywetgeving geborgd is.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
VV Lekkerkerk bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Het opschonen van databestanden vindt 2x per jaar plaats. De secretaris van VV Lekkerkerk is verantwoordelijk voor de coördinatie hiervan. De verschillende functionarissen die gebruik maken van eigen systemen zijn zelf verantwoordelijk voor het opschonen c.q. vernietigen de data. De secretaris ontvangt een terugkoppeling van de vernietiging van de desbetreffende functionaris.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we de volgende maatregelen genomen:
- De functionarissen die namens VV Lekkerkerk gebruik maken van (bijzondere) persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding met betrekking tot de persoonsgegevens waarvan zij kennis hebben kunnen nemen, tenzij een wettelijk voorschrift tot verstrekking verplicht. Elke functionaris die kan beschikken over bijzondere persoonsgegevens tekent hiertoe een geheimhoudingsverklaring.
- Het aantal mensen wat toegang heeft tot gegevens wordt beperkt tot diegenen die de informatie noodzakelijkerwijs nodig hebben voor de uitvoering van hun rol binnen VV Lekkerkerk;
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen. Indien betrokkenen bij VV Lekkerkerk gebruiken maken van eigen systemen, dienen zij (1) toegang tot hun computer te beveiligen met een password en (2) gebruik te maken van een virusscanner. Zij zijn gehouden aan de bewaartermijnen zoals hierboven gesteld.
- Er wordt gebruik gemaakt van accounts die herleidbaar zijn naar personen. Er worden geen generieke accounts gebruikt die toegang hebben tot persoonsgegevens.
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
- We testen en evalueren jaarlijks onze procedures en maatregelen en herijken deze indien nodig.
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd en zich bewust over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Deze Privacy Policy wordt opgenomen op de website van VV Lekkerkerk. Ten behoeve van een beroep op de rechten vanuit Algemene Verordening Gegevensbescherming wordt op de website vermeld op welke wijze dit gedaan kan worden.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op via het contactformulier.
Privacymelding
